5 formas de aumentar la eficiencia y la seguridad de su departamento

Ya sea que trabaje para el gobierno local o federal, lo más probable es que su organización acepte efectivo como forma de pago. Desde la recaudación de impuestos y tarifas de multas de estacionamiento hasta facturas de servicios públicos y más, las oficinas gubernamentales reciben una cantidad sorprendente de efectivo cada año.

Además de aceptar dinero en efectivo, los empleados de las organizaciones gubernamentales también tienen la tarea de cumplir con los mandatos y reglamentos establecidos de su oficina. Si bien estos procedimientos están destinados a garantizar la seguridad de los depósitos y de todos en las instalaciones, los empleados gubernamentales están muy familiarizados con los desafíos que conlleva la administración manual de efectivo, que incluyen:

• Viajes arriesgados para depositar efectivo o dar cambio en el banco
• Falta de respuesta y comunicación en la solicitud de propuestas (RFP)
• Mayor riesgo de robo y pérdida debido al exceso de efectivo en el sitio
• Tareas que requieren mucho tiempo para garantizar que los depósitos y los fondos estén equilibrados en 24 horas

Estas frustraciones y riesgos causados por la gestión manual de efectivo a menudo conducen a incumplimientos de plazos e infracciones de cumplimiento. Establecer una política de manejo de efectivo eficiente a veces puede ser difícil, especialmente cuando los departamentos no pueden obtener una respuesta de su RFP o respuestas a las preguntas de su proveedor de gestión de efectivo.

Afortunadamente, con las siguientes mejores prácticas implementadas y un proveedor confiable de efectivo en tránsito, las organizaciones gubernamentales pueden optimizar sus operaciones para mejorar la seguridad y la eficiencia de su organización.

Consejos rápidos para mejorar el manejo de efectivo

Para agilizar mejor las tareas diarias y garantizar la seguridad de su efectivo, considere los siguientes pasos a continuación:

1. COMPLETAR EL PROCESO DE RFP

La mayoría de las organizaciones gubernamentales subcontratan su gestión de efectivo a un proveedor de efectivo en tránsito. Mientras revisa los posibles contratos, considere si la empresa seleccionada puede o no satisfacer las necesidades de seguridad y comunicación de su departamento. Trabajar con una empresa experimentada ayudará a simplificar el proceso, ahorrará tiempo a su organización durante y garantizará la asistencia directa al cliente para ayudar con las preguntas, tanto el proceso de licitación como después de la implementación.

2. ESTABLECER UNA POLÍTICA CLARA DE MANEJO DE EFECTIVO

Después de seleccionar un proveedor de logística de efectivo, asegúrese de definir claramente todos los procedimientos para aceptar pagos en efectivo. Esta política debe incluir plazos, una lista de empleados con acceso autorizado a los fondos y un lugar donde se debe almacenar el efectivo antes de un depósito bancario.

Una vez que la política esté completa, asegúrese de que todas las partes responsables, incluidos el proveedor de CIT y los empleados, comprendan completamente sus funciones y responsabilidades.

3. MINIMIZAR LA CANTIDAD DE MANOS EN EFECTIVO

Al reducir la cantidad de personas que manejan el efectivo de las transacciones a los depósitos bancarios, se ayuda a evitar la posibilidad de fraude, errores de conteo y robo. Con esto, es esencial que solo el personal autorizado manipule el efectivo y que todo el efectivo se mantenga en un lugar seguro hasta que se recoja para el depósito.

4. APROVECHE LOS SERVICIOS BLINDADOS

Al completar su contrato para un servicio de CIT, asegúrese de incluir servicios blindados. El profesional de seguridad capacitado trabajará con las políticas de seguridad actuales de la organización gubernamental para garantizar que cumplan con las regulaciones para proporcionar la recolección de depósitos más eficiente y segura.

Al mismo tiempo, el proveedor de CIT también puede entregar órdenes de cambio. Esto mantiene a los empleados en la oficina, frente a los visitantes, lo que les permite concentrarse en sus deberes laborales y garantizar que su departamento continúe funcionando sin problemas.

5. SI EL PRESUPUESTO LO PERMITE, INVIERTA EN UNA CAJA FUERTE INTELIGENTE

La implementación de una caja fuerte inteligente puede ayudar a automatizar el proceso de manejo de efectivo. La caja fuerte no solo protege los depósitos, sino que también aumenta la productividad de los empleados al permitirles volver a sus otras responsabilidades en lugar de contar manualmente el efectivo.

Sin embargo, las cajas fuertes inteligentes pueden no encajar en el presupuesto. En ese caso, busque otros productos de seguridad, como una bóveda o un cajero automático, para asegurarse de que el efectivo que se guarda en el sitio esté seguro hasta que pueda transferirse al banco.

Las organizaciones gubernamentales que implementan estas prácticas y utilizan un proveedor confiable de logística de efectivo pueden garantizar que sus oficinas, empleados y depósitos estén mejor protegidos y preparados para aceptar pagos en efectivo.

Trabajar con un proveedor de CIT es una solución rentable que garantiza que los pagos se realicen antes de las fechas de vencimiento y, al mismo tiempo, reduce los riesgos operativos para el departamento. Además, las organizaciones pueden mejorar la visibilidad de su flujo de caja, permitiéndoles una mayor oportunidad para la gestión activa de sus fondos.

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