Manejo de efectivo en eventos universitarios

Con universidades que van desde 1,000 hasta más de 50,000 estudiantes, no es de extrañar que los campus universitarios sean un lugar privilegiado para eventos especiales.

Los campus universitarios tienen lugares y áreas específicamente designados para eventos para albergar a la mayoría de la población estudiantil. Se sabe que las universidades organizan cientos de eventos en el transcurso de un año escolar, que varían en tamaño y tipo, desde eventos deportivos y manifestaciones estudiantiles hasta conciertos y giras de comedia.

EVENTOS ESPECIALES EN EL CAMPUS

Este aumento de asistentes en el campus para estos eventos hace que la cantidad de efectivo en el campus aumente significativamente. A medida que aumenta el nivel de flujo de efectivo, la universidad también se vuelve más susceptible a pérdidas y robos. Además, existe un alto riesgo de error humano en el manejo y conteo de efectivo durante los eventos, así como una mayor exposición al robo al transportar efectivo al banco. Por esta razón, es crucial mantener todos los activos de la universidad seguros, protegidos y precisos con procedimientos de gestión de efectivo eficientes, desde operaciones hasta logística de efectivo.

USO DE EFECTIVO EN EVENTOS

Una idea errónea común es que la mayoría de las personas que asisten a un evento pagarán las concesiones y la mercancía con una tarjeta de crédito o débito. Sin embargo, según el Diario de Elección de Pago del Consumidor de 2019, el efectivo es la opción de pago dominante para transacciones de valor pequeño por debajo de $10.

Además, el uso de efectivo entre las personas menores de 25 años es el más alto de cualquier rango de edad en el informe, que también es el rango de edad predominante de los asistentes a eventos universitarios. Al considerar los costos asociados con un evento, los asistentes determinarán qué tipo de método de pago desean usar. Las universidades deben considerar lo siguiente al anticipar el flujo de efectivo durante un evento:

• costos de boletos
• estacionamiento y gasolina
• Concesiones
• Memorabilia y merchandising de fans

La mayoría de las personas optará por pagar el estacionamiento, las concesiones y los recuerdos en efectivo debido al menor valor de esos pagos. Por ejemplo, es probable que un asistente tenga efectivo disponible para el estacionamiento de $15, un hot dog y palomitas de maíz de $5 y una camisa de $20. Multiplique estos gastos por los cientos o miles de personas que asisten al evento por la cantidad de flujo de efectivo anticipado. Esta cantidad también es independiente de la cantidad de efectivo disponible que se necesita para las operaciones universitarias diarias.

Los administradores también deben considerar los puestos de concesión independientes, el estacionamiento y los asistentes de concesión a pie que solo pueden aceptar efectivo. Con todos los posibles puntos de venta que involucran efectivo, es esencial contar con procedimientos y políticas de gestión de efectivo.

GESTIÓN DE LA ABUNDANCIA DE EFECTIVO

Debido a la abundancia de efectivo en el campus durante los eventos, el manejo y la seguridad del efectivo en el campus deben ser una prioridad. En cualquier caso, se pueden cobrar miles de dólares en efectivo en las taquillas, los puestos de comida y las tiendas de mercadería.

Con esto, es importante crear regulaciones sobre cómo se administra y maneja el efectivo durante un evento. Simplificar el proceso de gestión de efectivo permitirá estandarizar los procedimientos y la rendición de cuentas, así como reducir la susceptibilidad al robo, la pérdida y el error humano.

Cree el mejor plan para eventos asociándose con un servicio de gestión de efectivo subcontratado para recomendar las soluciones adecuadas para su universidad. Un servicio de administración de efectivo subcontratado garantizará que su efectivo esté seguro en todos los aspectos, desde el almacenamiento seguro en una caja fuerte inteligente hasta la verificación y los depósitos en su cuenta. Tener un plan establecido le brindará la tranquilidad de saber que su efectivo está protegido.

Comience a administrar el efectivo de los principales eventos en el campus con estas recomendaciones del Departamento de Justicia de EE. UU.:

• Ubique y marque todas las cabinas de recolección de efectivo y las concesiones en el mapa del piso del estadio
• Asegúrese de que las fuerzas de seguridad estén ubicadas cerca de las áreas de concesión y recolección de efectivo
• Haga que las fuerzas del orden revisen las rutas de viaje que tomará el personal del evento para mover el efectivo a una ubicación central
• Inspeccione las rutas en busca de posibles vulnerabilidades
• Hacer que la policía apruebe los horarios de retiro de efectivo
• Asegure la ubicación central de efectivo con la policía o seguridad privada
• Guarde el efectivo en una caja fuerte segura en la ubicación central de efectivo antes de transportarlo al banco
• Proporcione a las autoridades policiales una estimación por escrito de la cantidad de efectivo que se recaudará en cada puesto y concesión
• Proporcionar a las autoridades policiales una lista de nombres y deberes de todo el personal que manejará efectivo
• Contrata un servicio de vehículo blindado para recoger el efectivo y transportarlo al banco

Con más de 3000 universidades en todo el país, los eventos se organizan constantemente en el lugar, lo que genera más efectivo en el campus. Las universidades deben buscar la protección de activos en eventos y en momentos de gran volumen de efectivo para garantizar que sus objetos de valor estén protegidos.

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