Cómo mejorar la seguridad de los empleados con sistemas de efectivo automatizados

Los minoristas siempre buscan nuevas formas de optimizar las operaciones sin aumentar los costos ni sacrificar la seguridad. Sin embargo, muchas empresas aún manejan manualmente su efectivo y están muy familiarizadas con los desafíos y riesgos que conlleva el proceso tradicional de administración de efectivo.

Todos los días, los gerentes y empleados dedican incontables horas a preparar y contar los depósitos, alejándolos de otras tareas laborales esenciales. Los empleados también corren el riesgo de perder beneficios potenciales por errores contables, aceptando billetes falsos o robos internos al realizar tareas a mano.

Además de las tareas de manejo de efectivo en la tienda, se gastan más tiempo y costos de mano de obra cuando los empleados realizan viajes peligrosos hacia y desde el banco. A lo largo del día, los gerentes y empleados autorizados están expuestos a diversos riesgos, incluido el robo. Esto es particularmente cierto para los empleados que transportan depósitos en efectivo a la sucursal local o regresan con cambio o billetes más pequeños para sus cajas.

Los propietarios y gerentes de negocios también enfrentan los desafíos de la responsabilidad de los empleados con los procesos manuales de manejo de efectivo. La gerencia a menudo se pregunta quién tiene acceso a su efectivo y dónde están exactamente los fondos. Además, no pueden conciliar las discrepancias o rastrear el efectivo perdido o extraviado según sea necesario.

¿Ha experimentado su empresa alguna de las frustraciones anteriores? No estás solo.

Continúe leyendo para ver cómo los minoristas están automatizando las tareas comunes de manejo de efectivo para superar estos dolores de cabeza y proteger mejor a sus empleados.

ESCENARIO 1: SOLUCIONES DE PUNTO DE VENTA AUTOMATIZADAS

Al comienzo de la jornada laboral, un cajero comienza su turno con una caja registradora inicial. Luego, a lo largo del día, las ventas en efectivo aumentan la cantidad de dinero en la caja. En una situación ideal, los gerentes podrían pasar por una caja registradora o los empleados podrían depositar el exceso de efectivo en una caja fuerte mientras se aseguran de que los clientes aún reciban asistencia. Pero muchas veces en entornos de ritmo acelerado, los gerentes pueden dejar de ayudar a los clientes o los empleados no pueden alejarse, lo que resulta en una acumulación de efectivo en las cajas.

Desafíos:

• El exceso de efectivo aumenta el riesgo de robo interno o ganancias extraviadas
• Múltiples puntos de contacto y falta de responsabilidad ocurren desde el punto de venta hasta la caja fuerte.
• Los empleados están expuestos al peligro cada vez que transfieren efectivo de un lugar a otro
• El tiempo y el trabajo se dedican a contar y preparar manualmente los depósitos en efectivo.

Solución: implementar una caja fuerte inteligente

Las cajas fuertes inteligentes están diseñadas para aumentar la eficiencia del proceso de manejo de efectivo directamente en el punto de venta. Con una caja fuerte inteligente, los cajeros pueden depositar efectivo directamente en la caja fuerte en un lugar seguro después de cada transacción. Esta solución proporciona una alternativa más segura al transporte de grandes cantidades de dinero a la oficina administrativa.

Las cajas fuertes inteligentes también aumentan la responsabilidad de los empleados, ya que la caja fuerte requiere que el empleado ingrese un código de identificación antes de cada depósito. Esto permite a los gerentes realizar un seguimiento de todos los depósitos realizados por los empleados, eliminando la oportunidad de robo interno.

Por último, una caja fuerte inteligente automatizará el proceso de preparación de depósitos, dando a los gerentes más tiempo para concentrarse en las tareas esenciales de su función. Después de cada depósito, la caja fuerte envía los datos a un portal en línea seguro donde los clientes pueden realizar un seguimiento remoto de su flujo de efectivo.

Al usar una caja fuerte inteligente, los minoristas pueden disfrutar de la tranquilidad de saber que sus resultados finales están asegurados de inmediato y que los empleados pueden concentrarse en sus responsabilidades.

ESCENARIO 2: EXTERNALIZACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE DE EFECTIVO

La gestión manual de efectivo a menudo requiere que los gerentes u otros empleados autorizados abandonen la tienda y entreguen los depósitos al banco, a veces más de una vez al día.

Además, muchos minoristas requieren que dos empleados vayan al banco al mismo tiempo. Esta medida de seguridad requiere mano de obra adicional y tiempo fuera del servicio a los clientes, lo que en última instancia puede perjudicar el logro de los objetivos comerciales.

Los gerentes también son responsables de recibir el cambio del banco, como monedas o billetes de menor denominación. Muchos bancos cobran una tarifa para procesar el cambio, lo que genera costos más altos para la organización.

Desafíos:

• Los empleados están expuestos al riesgo de robo al transportar efectivo hacia y desde el banco
• Se requieren varios puntos de contacto desde la tienda hasta el banco
• Hacer viajes frecuentes al banco requiere mucho tiempo y mano de obra
• Los costos adicionales de varias tarifas bancarias se acumulan con el tiempo

Solución: Asóciese con un proveedor confiable de logística de efectivo

Los profesionales de seguridad capacitados transportarán de manera segura los depósitos de la tienda directamente al banco, eliminando los riesgos de robo y la seguridad comprometida tanto de los empleados como del efectivo. Los camiones blindados también aumentan la responsabilidad por el manejo de efectivo. Los guardias de los camiones blindados aseguran que los depósitos estén seguros antes de salir de las instalaciones, lo que elimina la oportunidad de robo interno.

Además, trabajar con un transportista blindado de confianza permite a los minoristas simplemente realizar pedidos de cambio en línea o recibir el pedido el próximo día de servicio. Los minoristas también ahorran dinero ya que la tarifa de servicios blindados suele ser menor que la tarifa de cambio de orden de un banco. Además, esta capacidad elimina otro viaje arriesgado para los gerentes.

Finalmente, el proveedor de logística de efectivo le dará acceso al cliente a un portal en línea seguro para clientes donde los gerentes pueden realizar y rastrear sus órdenes de cambio para cualquiera de sus ubicaciones, así como ejecutar informes de servicios. Con mayor eficiencia, los gerentes y empleados pueden reasignar el tiempo ahorrado de los viajes frecuentes al banco, así como asegurarse de que su negocio funcione sin problemas y que se atiendan todas las consultas de los clientes.

ESCENARIO 3: TABLEROS INTERACTIVOS DE INFORMES

Además de realizar viajes arriesgados al banco, los gerentes también son responsables de garantizar que el depósito llegue y se complete antes de la hora límite de depósito bancario. Si su depósito llega demasiado tarde, no aparecerá en su extracto bancario hasta el día siguiente, lo que provocará una discrepancia en el depósito.

Los procesos manuales también carecen de un registro en papel preciso de todas las transacciones y depósitos. Incluso si un minorista utiliza un sistema de seguimiento, es posible que deba iniciar sesión en múltiples plataformas para encontrar los datos necesarios para conciliar sus registros.

Desafíos:

• La falta de registros en papel dificulta las conciliaciones
• Los gerentes no pueden identificar y resolver rápidamente los errores contables
• Los informes inexactos impiden a la organización la capacidad de pronosticar sus necesidades de efectivo
• Los datos en varias ubicaciones no están optimizados ni son eficientes

Solución: emplear sistemas automatizados con funciones de generación de informes

Los minoristas que utilizan un servicio de camiones blindados y sistemas automatizados como cajas fuertes inteligentes ahora pueden acceder a toda su información de depósito en una sola plataforma. Dado que el portal está en línea, los minoristas pueden administrar fácilmente su efectivo y las ubicaciones de las tiendas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Este cómodo acceso a informes, comprobantes de entrega y tableros en un portal centralizado permite al cliente resolver cualquier discrepancia en sus extractos bancarios. Los gerentes ahora pueden ahorrar tiempo y regresar a las tareas esenciales de su función en la tienda para mantener a los empleados concentrados y a los clientes contentos.

Los minoristas están familiarizados con los desafíos y riesgos para sus empleados asociados con la gestión manual de efectivo. Afortunadamente, los minoristas ya no tienen que soportar las cargas gracias a los avances en la tecnología de efectivo y los servicios ofrecidos por las empresas de gestión de efectivo. Las organizaciones pueden estar tranquilas sabiendo que sus empleados están protegidos y no expuestos a ninguna amenaza. Y con tranquilidad, los empleados pueden concentrarse en sus tareas diarias en lugar de contar manualmente y hacer peligrosos viajes al banco.

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